Условия защиты данных

Мы используем личные данные для рассмотрения обращений и ответов лицам. Если в связи с обращением необходимо представить запросы другим лицам или учреждениям, им не оглашается ваших данных больше, чем это требуется для составления ответа.

Если вы отправили нам обращение, ответ на которое находится в компетенции другого учреждения, мы направляем обращение в соответствующее учреждение и извещаем вас об этом.

Проведенную с вами переписку мы можем использовать внутри учреждения для оценки качества своей работы. Статистика переписки и заключения оглашаются безлично, без указания имен.

Данные о переписке, согласно закону, имеются в нашем регистре документов. Если отправителем/получателем письма является частное лицо, то мы оглашаем в регистре документов только инициалы, а не имя. Мы делаем так для защиты вашей частной жизни, поскольку письма часто затрагивают деликатные темы. Если вы пишете нам от имени юридического лица или учреждения, то просим пользоваться не личными, а вашими рабочими контактными данными. Эти контактные данные открыты в регистре документов.

Переписка с частными лицами имеет ограничение доступа – если кто-то желает ознакомиться с перепиской и представляет запрос информации, то мы, в зависимости от содержания документа, оцениваем, можно предоставлять информацию полностью или частично. Ограничение доступа зависит от содержания документа. Возможные основания для ограничения доступа приведены в ст. 35 закона.

Доступ к документам ограничен и внутри учреждения, в зависимости от деликатности содержания документа. В таком случае доступ предоставляется должностному лицу или лицам, которым указанный доступ требуется для выполнения их рабочих обязанностей.

Несмотря на ограничения доступа, мы выдаем документ учреждению или лицу, имеющему прямое вытекающее из закона право его запрашивать (например, суд).

Закон позволяет нам оглашать обстоятельства переписки, если проявляется явный общественный интерес (часть 4 ст. 30, часть 1 ст. 38 закона о публичной информации). В числе прочего, если лицо само доводит свою личную информацию до общественности, мы оставляем за собой право при необходимости давать общественности разъяснения по поводу своих действий. Мы не разглашаем информацию в большом объеме, если лицо само ее до этого не разгласило.

Связанная с обращениями информация хранится в соответствии со сроками хранения, установленными в перечне документов учреждения.