Andmekaitsetingimused

Isikuandmeid kasutame pöördumiste lahendamiseks ja isikutele vastamiseks. Kui pöördumisega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem isikuandmeid kui vastuse koostamiseks vaja.

Kui olete saatnud meile pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle vastavale asutusele ning teavitame sellest pöördumise saatjat.

Kirjavahetust võime kasutada ka asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie dokumendiregistris. Kui kirja saatja/saaja on eraisik, siis dokumendiregistris avaldame ainult nime initsiaalid, mitte nime. Toimime nii isikute eraelu puutumatuse kaitseks, kuna kirjutatakse sageli tundlikel teemadel. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada tööalaseid kontaktandmeid, mis on dokumendiregistris avalikud.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga – kui keegi soovib kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis hindame, kas sõltuvalt dokumendi sisust saab selle osaliselt või täielikult väljastada. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Juurdepääsu dokumentidele on piiratud ka asutusesiseselt, olenevalt dokumendi sisu delikaatsusest. Sel juhul võimaldatakse juurdepääs ametnikule või ametnikele, kelle tööülesannete täitmiseks nimetatud juurdepääs on vajalik.

Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohus).

Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 30 lõige 4, § 38 lõige 1). Seda õigust kasutame erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise endaga seotud info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

Pöördumistega seonduvat kirjavahetust säilitatakse vastavalt asutuse dokumentide loetelus sätestatud säilitustähtaegadele.